[:de]Projekte und mit Ihnen ein effizientes Projektcontrolling haben an Bedeutung gewonnen. Wachsende Globalisierung und Kostendruck haben den Druck zu Rationalisierungen erhöht. Eine Möglichkeit dennoch Kosten und Ressourcen flexibel einsetzen zu können, bieten Projekte, da sie zeitlich befristet und damit für Unternehmen überschaubar sind. Dennoch verlaufen Projekte nicht immer planungsgemäss. Aus diesem Grund ist es während der Projektdurchführung besonders wichtig, regelmäßig ausführliche Informationen über den Projektablauf zu erhalten und diese auch zu nutzen.
Definiton Projekt
Projektcontrolling ist Bestandteil des Projektmanagements. Nach der DIN 69901 steht Projektcontrolling für die
„Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.“
Ein Projekt kann genau definiert werden durch folgende Eigenschaften:
- Zeitliche Begrenzung
- Festgelegtes Ziel
- Personelle Restriktionen
- Bereichsübergreifende Teamarbeit
- Festgelegtes Budget
- Komplexität
Es wird jeweils ein Ziel festgelegt, ohne am Anfang den Weg ins Ziel genau zu wissen (Einführung SAP, Anschaffung neuer Maschinen, Erschliessung eines neuen Marktes etc.).
Projektarten
- Bauprojekte
- Veranstaltungsprojekte (z.B. Messen, Events)
- Forschungs- und Entwicklungsprojekte
- Machbarkeitsstudien
- Investitionsprojekte
- Organisations- und Managementprojekte
- Grosse Kundenaufträge
- IT-Projekte
Zusammenfassend gelten Projekte somit „als innovative Aufgabenkomplexe bzw. als Investitionen in die Zukunft, die innerhalb eines begrenzten Zeithorizonts mit limitierten Ressourcen durchzuführen sind.“
Die Phasen eines Projektes
Projektdefinition
In dieser Phase ist es wichtig eine Entscheidungsgrundlage zu erfassen. Diese unterteilt sich in die Beschreibung der Ausgangssituation, Beschreibung des Projektes, die Grobplanung des Projektes und die Zusammenstellung des Projektteams und Budgets.
Projektplanung
Sobald das Projekt freigegeben ist, geht es an die Planung. Hierbei wird ein Projektstrukturplan (PSP) erstellt. In diesem definiert man Leistungen, Termine, Ressourcen und Finanzen. Das Projekt wird hierbei in planbare und kontrollierbare Einheiten aufgegliedert, welche dann die Grundlage für die detaillierte Aufgabenverteilung im Projektteam bildet.
Projektrealisierung
Es gilt, umso besser die Planung, desto einfacher ist eine gute Umsetzung. Im wesentlichen erstrecken sich die Aufgaben des Projektmanagements und Projektcontrollings über die folgenden Bereiche: Anleiten und führen der Teammitglieder, die Zusammenarbeit der Teammitglieder koordinieren, Projektbesprechungen durchführen, Informationssammlung und Berichterstattung. Zusätzlich das Treffen von Entscheidungen, welches jedoch der Projektleitung allein vorbehalten ist. Wesentlich für den Erfolg des Projektes ist die stetige Überwachung und Dokumentation des Projektablaufs, da mittels dieser mögliche Abweichungen festgestellt werden können. Der Projektcontroller hat folglich in der Realisierungsphase ebenfalls die Aufgabe, die Einhaltung der Meilensteine zu überprüfen.
Projektabschluss
Nach langer und harter Arbeit ist der Moment gekommen, ein Projekt kann abgeschlossen werden. Dies gilt es sicherlich einmal zu feiern. Aber auch die Analyse ist wichtig, um für zukünftige Projekte dazuzulernen. Nach folgenden Punkten kann man bewerten:
- Zielerreichung
- Zufriedenheit der Teammitglieder / User / Kunden etc.
- Termin
- Personaleinsatz
- Budget
- Qualität der Zusammenarbeit
- Allgemeines Fazit
Projektcontrolling
Beim Projektcontrolling unterscheidet man zwischen dem strategischen und operativen. Das strategische Projektcontrolling befasst sich vorwiegend mit der Entscheidungsfindung, welche Projekte vom Unternehmen durchgeführt werden und ist somit als langfristiger Prozess einzustufen. Das operative Projektcontrolling hingegen befasst sich auch während des Projektablaufs weiterhin mit Planungen und erarbeitet projektbegleitend weiterhin optimale Arbeitsabläufe und Ressourcennutzung.
Tools für strategisches Projektcontrolling:
- Projektstrukturplan (PSP) : Eine Darstellung des Projekts auf einem hierarchischen Schema. Dadurch werden alle Tätigkeiten auf der Zeitachse eingetragen und Abhängigkeiten voneinander sichtbar.
- Milestones (Meilensteintrendanalyse) : Ein bedeutender Teil des Projektcontrollings ist das Setzen von Milestones an angemessenen Stellen innerhalb des Projektverlaufs. Die Milestones stellen dabei ein verbindliches zeitliches Gerüst für den Projektablauf dar.
- Nutzwertanalyse: Ziele bestimmen und gewichten / Punkte für die Projekte vergeben / Ergebnis feststellen und analysieren
Tools für das operative Projektcontrolling:
- Leistungsmässiger Fortschrittsgrad: Hierbei wird der Ist Aufwand mit dem Planaufwand verglichen und analysiert.
- Zeitlicher Fortschrittsgrad: Analog zum leistungsmässigen nur mit der zeitlichen Komponente berechnet.
- Earned Value Analyse: Die Earned Value Analyse ist eine Gegenüberstellung von Plankosten, Sollkosten und Istkosten. Durch die Gegenüberstellung können die Ursachen für Abweichungen besser voneinander abgegrenzt werden. Zur genauen Veranschaulichung verweise ich gerne auf Wikipedia.
Mit Projektcontrolling steht und fällt das gesamte Projekt. Denn mit Projektcontrolling erhalten Sie Transparenz über Ihre Projekte und können bei Abweichungen sofort eingreifen – zum Beispiel neue Mitarbeiter mit einbeziehen, neue Lieferanten suchen oder auch mit dem Auftraggeber nachverhandeln. Je früher Sie tätig werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie das Projekt erfolgreich abschließen.
[:en]Projects and with you an efficient project controlling have gained in importance. Growing globalization and cost pressure have increased the pressure to rationalize. One possibility to use costs and resources flexibly is to offer projects as they are limited in time and thus manageable for companies. However, projects are not always on schedule. For this reason, it is particularly important during the project implementation to regularly obtain detailed information about the project process and to use it.
Definiton project
Project controlling is part of project management. According to DIN 69901, project controlling is for the
„Securing the achievement of the project objectives by: target-actual comparison, determination of the deviations, assessment of the consequences and proposals of corrective measures, participation in the planning of the measures and control of the implementation.“
A project can be defined precisely by the following characteristics:
Time limit
Specified target
Personnel Restrictions
Interdisciplinary teamwork
Fixed budget
complexity
In each case, a target is defined without knowing the way to the goal (introduction of SAP, acquisition of new machines, development of a new market, etc.).
Different phases of a project
Project definition
In this phase, it is important to record a decision-making basis. This is divided into the description of the initial situation, description of the project, the rough planning of the project and the composition of the project team and budget.
Project planning
As soon as the project is released, the planning is done. A project structure plan (PSP) is created. In this you define services, dates, resources and finances. The project is subdivided into planned and controllable units, which then form the basis for the detailed distribution of tasks within the project team.
Project realization
It is, the better the planning, the easier is a good implementation. In essence, the tasks of project management and project controlling cover the following areas: instructing and leading the team members, coordinating the co-operation of the team members, carrying out project discussions, information gathering and reporting. In addition, the decision making, which is reserved for the project management alone. The continuous monitoring and documentation of the project process is essential for the success of the project since it is possible to identify possible deviations. In the implementation phase, the project controller also has the task of checking compliance with the milestones.
project completion
After long and hard work the moment has come, a project can be completed. This is certainly to celebrate once. But the analysis is also important to learn about future projects. The following points can be judged:
Objective
Satisfaction of team members / users / customers etc.
meeting
use of personnel
budget
Quality of cooperation
Conclusion
Projectcontrolling
In project controlling, a distinction is made between the strategic and operational aspects. Strategic project controlling is mainly concerned with the decision making which projects are carried out by the company and can therefore be classified as a long-term process. On the other hand, operational project controlling continues to deal with the planning process during the course of the project as well as optimizing workflows and resource utilization during the project.
Tools for strategic project controlling:
Project structure plan (PSP): A representation of the project on a hierarchical schema. All activities on the time axis are entered and dependencies are visible.
Milestones: A significant part of project controlling is the setting of milestones at appropriate points within the project. The milestones represent a binding time frame for the project process.
Value analysis: Determination of objectives and weightings / Assigning points for the projects / Determining and analyzing the results
Tools for operational project controlling:
Performance-related progress: The actual effort is compared with the planned expense and analyzed.
Temporal progress: Analogous to the performance only calculated with the temporal component.
Earned Value Analysis: The Earned Value Analysis is a comparison of plan costs, target costs and actual costs. By contrast, the causes for deviations can be better distinguished from each other. For the sake of clarity I would like to refer to Wikipedia.
With project controlling, the whole project stands and falls. With project controlling, you get transparency about your projects and can intervene immediately in case of deviations – for example, involve new employees, search for new suppliers, or even negotiate with the client. The earlier you work, the more likely you are to successfully complete the project.[:]
