Bezüglich Unternehmungsplanung unterscheidet man zwischen drei Stufen:
– Strategische Planung (Langfristig – 5 Jahre)
– Taktische Planung (Mittelfristplanung)
– Operative Planung (bis zu 1 Jahr)
Beim bekannten Budgetprozess, welcher bei den meisten Unternehmen im Herbst ansteht, handelt es sich um die operative Planung, welche den Zeitraum bis zu einem Jahr beschreibt.
Was wird alles geplant?
Die Erträge werden in der Absatzplanung zusammengefasst. Die Verkäufe werden in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen des Sales, unter Beachtung der Wachstumsraten aus der Mittelfristplanung, möglichst genau geplant. Meistens wird nach dem Topdown-Prinzip budgetiert. Sprich ein Totalumsatz wird festgelegt. Und dieser wird dann auf Regionen und/oder Produkte runtergebrochen.
Die gesamten Personalaufwände werden in der Personalplanung inkludiert. Zum einen werden die aktuellen Bestände geplant. Aber auch eine Bedarfsplanung gehört dazu, da das angestrebte Wachstum einen Ausbau der Workforce bewirken kann. Ebenso sind die Sozialkosten sowie allfällige Änderungen der Arbeitszeiten (Schichtbetrieb) zu beachten und einzuplanen. Abschliessend gehören geplante Weiterbildungen und alle Kosten der Personalförderung in dieses Budget.
Ein wichtiger Part stellt heutzutage das Marketingbudget dar. Sei es die Ausgaben für Werbekampagnen (Print, Internet) oder aber auch Kosten für den Launch von neuen Produkten oder/und Dienstleistungen. Marketingtechnisch können auch Kosten in das Erschliessen neuer Märkte anfallen. Aber auch die Kosten für Messen, Präsentationen und Kundenevents werden in diesem Bereich budgetiert.
Alle grösseren Investitionen werden in der Investitionsplanung (inklusive Planung der Abschreibungen) abgehandelt. Diese Investitionen fliessen nicht in die Erfolgsrechnung, da sie aktiviert werden können. Jedoch ist unerlässlich, diese sehr gut zu planen. Sie sind die Basis für die strategisch richtige Weiterentwicklung und sind meistens ziemlich kapitalintensiv. Sie stehen so am Anfang einer sauberen Liquiditätsplanung. Bei einem Industriebetrieb sind dies vorallem die Anschaffung von Maschinen und Gebäuden, im Dienstleistungswesen eher der Erwerb von neuen Büromöglichkeiten und Standorten. Aber auch Investitionen im IT-Bereich haben an Bedeutung zugenommen. Ein neues ERP System kann heute schnell mehrere Millionen Euro kosten.
Wie bereits angesprochen, gilt es auch die Liquidität gut zu planen. Durch die Liquiditätsplanung ist sichergestellt, dass dem Unternehmen nicht plötzlich der Sauerstoff ausgeht. Öfters hört man in diesem Zusammenhang die Aussage: „Profitabilität ist die Nahrung einer Unternehmung, Liquidität aber die Luft zum Atmen“. Bei der Liquiditätsplanung können nicht einfach die Aufwände und Erträge von den anderen Budgets übernommen werden. Es spielen Zahlungsfristen mit rein. So ist es meistens der Fall, dass Löhne zwingend Ende Monat bezahlt werden müssen, jedoch die Umsätze erst 30 Tage nach Fakturierung cashwirksam werden. Dies gilt es genau zu planen, sodass frühzeitig allfällige Engpässe mit Banken oder sonstigen Geldgebern abgedeckt werden können.
Die übrigen Kosten werden in der Gemeinkostenplanung zusammengefasst. Dort werden Punkte wie die Miete, Büromaterial und alle sonstigen Kosten budgetiert, welche nicht unter einem anderen Punkt bereits abgefasst sind. Je nach Branche sind diese höher und somit wichtiger, oder aber die Budgetierung der Gemeinkosten ist ein relativ einfacher, schnell gemachter Prozess.
Was entsteht am Schluss aus diesen Planungen?
Sind all diese Vorgänge beendet, entstehen daraus:
– Plan-Erfolgsrechnung
– Plan-Bilanz
– Plan-Mittelflussrechnung
Und diese Pläne werden dann auf die Kostenstellen runtergebrochen, sodass jeder Kostenstellenverantwortliche die Direktive fürs neue Jahr schwarz auf weiss hat.
Was gilt es zu beachten, dass der Budgetprozess optimal verläuft?
Es beginnt mit einer guten und klaren Planung. Diese sollte möglichst frühzeitig an alle beteiligten Parteien kommuniziert werden. So kann sichergestellt werden, dass alle Leute die nötigen freien Ressourcen zur Verfügung stellen können.
Dann gilt es die Informatiksysteme und Tools vorzubereiten und den Leuten zu erklären. Sei dies nun eine Planung mit Excel oder aber im ERP direkt. Es sollte klar sein, wer welche Daten zu welchem Zeitpunkt ins System einzugeben hat.
Die Deadlines und Verantwortlichkeiten sollten klar kommuniziert werden. Bis wann hat welche Planung abgeschlossen zu sein.
Für die Präsentation in den Geschäftsleitungsgremien sind die Präsentationen so vorzubereiten wie das gewünscht wird. Meistens gilt es nach den Präsentationen dann noch den Rotstift anzusetzen.
Nach einem gewissen Hin und Her sollte so dann schlussendlich das Budget fürs nächste Jahr stehen. Sollten Sie in diesem Prozess stecken und gerne die Hilfe eines Interim Experten in Anspruch nehmen, stehe ich Ihnen gerne unter contact@baumann-finance.ch zu Verfügung.
Schliessen möchte ich heute mit einem Zitat :
Das Aufstellen eines Budgets ist die Kunst, Enttäuschungen gleichmäßig zu verteilen.“
Maurice Stans (*1908), ehem. amerik. Regierungsbeamter [:en]In business planning you differentiate between 3 stages. – Strategic planning (long term – 5 years) – Tactical planning (mid term) – Operational planning (up to 1 year)
The well known budgeting process is considered as operational planning, is done in fall and covers a time span of up to one year.
How it all is planned?
The turnovers are combined in the sales planning. The sales are estimated in cooperation with the accountable sales person. And with consideration of growth rates from midterm planning they are planned as precisely as possible. In most cases companies budget with the top down principle. That means that they set a total revenue and break it down on different regions or products.
The whole personnel expenditures are included in staff planning. On one hand the present staff is planned on the other hand the planner has to consider fluctuation in demand that is caused by growth of the company and adjust the staff accordingly. The social costs and changes in the working hours (shift operation) are another important factor. Finally there are planned trainings and all costs that are caused due to personnel development.
Today an important fact is the marketing budget. It includes expenses for advertising campaigns (Print, Internet) or other costs for product launches and new services. There can also be costs for expanding into new markets. The expenses for exhibitions, presentations and customer events are also budgeted in this sector.
All expensive investments are included in the investment plan (including planning amortizations). Those investments don’t go into the profit and loss account because they can be activated. But it is essential to plan them carefully. They are the basis of the right strategic development and are very capital-intensive and stand on top of a clean liquidity plan. In an industrial company those are primary the acquisition of machines and facilities. In service companies it is the acquisition of new offices and new locations. But also in the IT sector investments are gaining importance. A new ERP system can quickly excel millions of Euros.
As mentioned it is important to plan liquidity. It is important to keep the company oxygenated. You often will hear the proverb: „Profitability is the nourishment of a company, liquidity is the air it’s breathing“. You cannot simply take the expenses and revenues of other budgets and put them directly into the liquidity plan because you have to consider payment dates. In most cases wages are payed at the end of the month but the overall turnover is cash effective 30 days after invoicing. All the events have to be planned carefully that you can cover the bottlenecks that are occurring with banks and other investors.
All other costs are included in the overhead costs. Here you find rent for buildings, office supplies and everything else that doesn’t occur in another budget. In different sectors the overhead costs are higher and therefore more important or they are simple and done easily.
What does the planning offer?
After every process is done you get: – The income statement – Projected balance sheet – Cash flow plan
Those plans are broken down on the cost centers so everybody gets the new directive for the year in cold print.
What do you have to consider for an optimal budgeting process?
It all starts with a good and clear planning. It should be communicated as early as possible to all involved parties. This ensures that every involved person can provide the necessary resources on time. After that the information software and other IT tools need to be in place and explained to the staff. This is valid for planning with Excel but does also apply in an ERP. It should be announced, who should put in what data into the system and when they should do it. The deadlines and responsibilities should be communicated in a clear way and when which planing has to be complete. For presentations to the company management, presentations should be prepared as they are asked for. In most cases, after the presentation, the plan has to be revised.
After some back and forth the budget for the next year should be set. If you have any problems with this process you can get support of an Interim expert. You can email me – contact@baumann-finance.ch and I will be happy to answer your questions.
I want to end this text with a quote: „Setting up a budget is the art of distributing disappointments evenly.“ Maurice Stans (*1908), former American government official[:]
